Logiciel gestion de parc informatique, le guide complet

Le parc informatique d’une entreprise inclut tout le matériel qui compose son infrastructure informatique, comme les ordinateurs, les routeurs, les commutateurs, les serveurs, etc. Il prend également en compte les applications et logiciels utilisés pour les activités de l’entreprise et les différents services internes, ainsi que tous les équipements de connexion aux réseaux internes, à Internet, les pare-feu et les systèmes de sécurité, etc.

Pour assurer une gestion optimale de ce dernier, vous devez disposer d’un logiciel gestion de parc informatique efficace pour votre entreprise qui vous permet d’optimiser les dépenses et de soutenir la prise de décision stratégique dans votre environnement informatique. 

Dans ce guide ultime, découvrez quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour la gestion de parc informatique, comment choisir le meilleur logiciel gestion de parc informatique et pourquoi intégrer également un outil de ticketing. Mais avant de commencer, comprenons d’abord les enjeux de la gestion de parc informatique…

Qu’est-ce que la gestion de parc informatique ?

La gestion de parc informatique englobe tout un ensemble de tâches dont le but est de maintenir, développer et optimiser l’ensemble des ressources informatiques de l’entreprise. Cela permet de mettre en place des procédés permettant le renouvellement des ordinateurs, des serveurs et des équipements de réseau en fonction d’un cycle de vie prédéfini.

Quels sont les avantages de la gestion de parc informatique optimisée ?

La gestion de parc informatique vous offre plusieurs avantages dont le principal est l’amélioration des performances et de la rentabilité de l’entreprise. Cela vous permet d’avoir un meilleur contrôle des coûts, de favoriser la pérennité du matériel et d’anticiper les défaillances. Aussi, la gestion de votre parc informatique vous offre une plus grande réactivité face aux incidents et vous permet de gagner du temps. Cela permet aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus grande valeur ajoutée. En outre, avec une gestion optimisée du parc informatique, l’ensemble des acteurs de l’entreprise comprend mieux les outils informatiques. Cependant, pour profiter de ces avantages, il existe un certain nombre de bonnes pratiques qu’il est utile de respecter. Continuez à lire pour tout savoir…

5 bonnes  pratiques de la gestion de parc  informatique à adopter

1. Utiliser un logiciel gestion de parc informatique comme Simplydesk pour faire l’inventaire de votre parc informatique

L’inventaire du parc informatique représente sans aucun doute la première étape d’une bonne gestion de ce parc. Ces données doivent être complètes et mises à jour en temps réel. 

Pour ce faire, vous devez disposer d’une base de données répertoriant l’ensemble de vos équipements informatiques, vos périphériques et de votre matériel réseau.

Cette base de données, appelée CMDB ou Configuration Management Data Base, doit rassembler non seulement les mots de passe, les numéros de série des équipements, l’état du matériel, les licences, la date d’achat, la date de fin de garantie, mais également les contrats de sous-traitance ou d’assistance et toute spécificité technique qu’il est pertinent de connaître sur votre matériel informatique (capacité des disques, de la mémoire, des connecteurs).

Grâce à cet inventaire, vous pouvez mettre de l’ordre dans votre parc informatique en faisant le point sur l’utilisation réelle des postes de travail, des licences et de tous les équipements liés à l’informatique.Les équipements obsolètes peuvent dès lors être retirés du parc, ce qui évite de perdre de l’argent et du temps à gérer des équipements inexploités.

2. Standardiser les différents postes de travail

Pour vous faciliter la gestion de votre parc informatique, la mise en place des mises à jour et l’achat de postes de travail, il est préférable d’uniformiser votre parc informatique sur quelques profils de postes de travail types. Cela permettra non seulement d’optimiser le fonctionnement de votre parc informatique, mais aussi de réduire les coûts de gestion.

Définissez des profils de postes de travail adaptés à tous les membres de l’entreprise, c’est-à-dire des configurations matérielles et logicielles types, en fonction de l’activité et/ou du service (marketing, RH, service client, vente, etc.).

Cette pratique vous permet ainsi de gagner du temps, notamment lorsqu’un nouveau collaborateur arrive et se fait attribuer un poste qui correspond parfaitement à ses besoins. Aussi, elle met tous les acteurs de l’entreprise sur un pied d’égalité en termes d’équipement informatique et de logiciels. 

En outre, cette uniformisation permet d’optimiser les coûts en évitant de fournir à certains employés des licences ou des équipements qu’ils n’utilisent pas. Cette standardisation doit bien sûr tenir compte des spécificités de chaque entreprise, d’où l’importance de bien communiquer en amont avec les utilisateurs.

3. Respecter le cycle de vie des postes de travail pour un fonctionnement optimal

Pour garantir un fonctionnement optimal de votre parc informatique, il est important de respecter le cycle de vie de ce dernier. 

Le cycle de vie typique des équipements informatiques est le suivant :

• 3 ans pour un ordinateur portable
• 5 ans pour un serveur
• 5 ans pour un PC fixe

Ainsi, au-delà de cette période, vous vous exposez à une perte de performance et à plusieurs pannes sur votre matériel informatique. 

Le non-respect du cycle de vie des ressources informatiques peut parfois compromettre l’extension des garanties des postes de travail ou des serveurs.

Il arrive même que les garanties des postes de travail ou des serveurs ne soient pas prolongées après cette période. Il est donc fortement conseillé de respecter ces délais pour assurer le fonctionnement optimal de vos équipements informatiques.

4. Automatiser les mises à jour du matériel

Votre système informatique doit être toujours maintenu à jour. Ainsi il faut avoir un logiciel gestion de parc informatique adéquat.

Ceci vous permet de disposer de nouvelles fonctionnalités, mais surtout de corriger les failles de sécurité des programmes.

La plupart des mises à jour peuvent se faire automatiquement. Il est aussi possible d’utiliser des logiciels adaptés pour automatiser certaines tâches, et vous devez effectuer les mises à jour en question sur toutes les machines du parc informatique.

5. Privilégier les solutions Cloud (SaaS)

La mise en œuvre de logiciels en mode SaaS (Software as a Service) permet de ne pas installer les applications sur les postes de travail ou les serveurs. 

Les applications sont hébergées par un prestataire de services et la maintenance ainsi que les mises à jour des logiciels sont gérées en externe par le prestataire de services.

Les utilisateurs peuvent alors simplement se connecter à leurs applications via leur navigateur Internet. 

La gestion de vos logiciels en mode SaaS présente de nombreux avantages tels que :

• La réduction de données à stocker en interne
• Moins de logiciels installés sur les ordinateurs de l’entreprise
• Mises à jour automatiques des logiciels
• Les logiciels peuvent être utilisés depuis n’importe où

De plus, l’utilisation de logiciels hébergés en mode SaaS décharge le service informatique de la maintenance et des mises à jour et implique plus de flexibilité pour les utilisateurs.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel gestion de parc informatique ?

Parmi les majeures fonctionnalités de logiciel gestion de parc informatique, citons :
• Affectation des Postes de travail aux utilisateurs
• Suivi des réparations et des retours en garantie
• Affectation des matériels en prêt
• Suivi des durées de garantie
• Suivi des incidents utilisateurs
• Suivi des interventions matériel en interne ou externe
• Module d’import de données depuis Excel
• De nombreux états, pour une vision précise de votre parc informatique
• Module États et Requêtes

À qui s’adresse un logiciel gestion de parc informatique ?

Aujourd’hui, il est presque impensable d’imaginer une entreprise qui souhaite se développer sans penser à la gestion des actifs informatiques, d’autant plus qu’elle permet d’accélérer l’exécution des tâches; et donc le choix d’un logiciel gestion de parc informatique et du meilleur outil helpdesk est une phase importante. Pour ce faire, que vous soyez une société de services informatiques, un éditeur de logiciels, un service informatique, un service client interne ou externe, le logiciel gestion de parc informatique s’adresse et s’adapte à votre activité. Il vous permettra de garder la maîtrise de la capacité logistique de l’entreprise en matière d’informatique, car il faut bien reconnaître que le parc informatique réduit considérablement le coût du traitement des données.

Comment choisir son logiciel gestion de parc informatique ?

La plupart de logiciel gestion de parc informatique présentent des avantages et des inconvénients. Vous devez donc choisir votre logiciel gestion de parc informatique en fonction des besoins et des objectifs de votre entreprise. Voici une liste d’éléments à prendre en compte pour opter pour le meilleur logiciel gestion de parc informatique :
• Quels sont vos besoins en matière d’inventaire ? Votre entreprise a-t-elle besoin d’inventaires réguliers ?
• Avez-vous besoin d’économiser de l’énergie ? Un logiciel gestion de parc informatique doté d’une solution de contrôle de l’énergie peut vous aider.
• Votre entreprise serait-elle plus efficace avec un logiciel de ticketing lié au réseau, afin que les employés puissent facilement demander de l’aide aux équipes de gestion des parcs ?
Voilà autant de questions que vous devez vous poser afin de choisir le bon logiciel gestion de parc informatique pour votre entreprise.

Pourquoi utiliser un outil de ticketing ?

Pour améliorer la gestion de votre parc informatique, utiliser un logiciel gestion de parc informatique doit également être envisagé. Pourquoi ? Grâce à la collecte, la gestion et le traitement de diverses requêtes à propos du parc informatique de votre entreprise, vous pouvez efficacement intervenir et gérer tous les tickets d’incidents informatiques à mesure qu’ils arrivent.
La solution Helpdesk, vous permet notamment de gérer correctement les parcs informatiques de votre entreprise afin de prévenir les défaillances et réduire les coûts d’exploitation de votre système informatique.

Quelles sont les fonctionnalités principales du logiciel Helpdesk et logiciel gestion de parc informatique ?

Le logiciel Helpdesk est une solution de ticketing bénéfique à la fois pour les clients, le personnel et les responsables. Pour vos clients (internes ou externes), la solution Helpdesk est un service réactif, car dès qu’ils posent leurs questions, ils obtiennent une réponse rapidement. Pour le personnel de support, il s’agit d’un logiciel gestion de parc informatique unique, efficace et rapide, accessible de n’importe où, qui lui permet de traiter les demandes. De plus, pour le manager, il permet un suivi pertinent de la qualité du service client grâce à des statistiques utiles et claires. Voici les principales fonctionnalités du logiciel de ticketing et logiciel gestion de parc informatique :
• Gestion des demandes de support : Il structure efficacement vos tickets afin de mieux prendre en charge les incidents et les demandes de vos clients
• Gestion des comptes clients : La gestion du support de tous vos clients est centralisée sur une seule interface
• Gestion des équipes de support : Vos équipes de support sont organisées par pool de compétences afin de répondre au mieux aux demandes de vos clients
• Communication : Cette solution pour faciliter vos échanges internes et externes
• Tableaux de bord : Grâce à cette fonctionnalité du logiciel ticket, chaque profil d’utilisateur (client, agent, superviseur, administrateur) dispose d’une interface d’accueil adaptée à ses besoins
• CTI – Couplage téléphonique informatique : Améliorez le confort de travail et la productivité de vos agents en reliant directement votre HelpDesk logiciel gestion de parc informatique avec votre téléphonie IP
• Contrat de services : Avec cette fonctionnalité du logiciel de ticketing, vous pouvez définir les contrats de services clients, visualiser l’historique des temps passés par client et générer la liste des interventions facturables.

En résumé

Les logiciels de Helpdesk, de gestion de parc informatique, et les outils télédistribution sont essentiels pour une gestion informatique intégrée et efficace. La télédistribution joue un rôle crucial en automatisant le déploiement de logiciels, les mises à jour et les correctifs de sécurité sur tous les terminaux. Elle permet la planification des déploiements, la gestion des politiques de sécurité, et offre des capacités d’audit et de reporting détaillés. Lorsqu’un incident est signalé via le Helpdesk, les solutions de télédistribution peuvent déployer rapidement les correctifs nécessaires. De plus, les actifs gérés par le logiciel de gestion de parc informatique peuvent recevoir des mises à jour automatiques, assurant ainsi une sécurité et une performance optimales.

Une gestion optimale du parc informatique d’une entreprise, quelle que soit son envergure, est incontournable pour prévenir les défaillances et réduire les coûts de fonctionnement du système informatique. Si vous voulez effectuer une meilleure gestion de votre parc informatique, il est nécessaire de prendre en compte les bonnes pratiques que nous avons citées plus haut et d’opter pour un outil de ticketing. Aussi, pour améliorer votre service client, vous pouvez utiliser Helpdesk qui est un outil de gestion de tickets en ligne, que ce soit pour un service client (service après-vente, hotline), un éditeur, une société informatique ou un service interne qui a besoin de gérer tout type de question, incident ou demande de support. Avec l’outil ITSM, vous disposez d’un service client totalement opérationnel, réactif et accessible partout et à n’importe quel moment. Testez gratuitement la solution Simplydesk.

Retrouvez comment faire l’audit de parc SI ainsi que comment choisir une application de gestion de parc informatique